L’archivage électronique des documents s’inscrit dans une optique de dématérialisation des process de gestion dans l'administration d'une entreprise. Cela en fait une technologie utile à la fois pour les particuliers que pour les entreprises. Le e-coffre-fort numérique compte ainsi parmi les nombreux outils mis à disposition afin de stocker et protéger autrement les fichiers et documents importants. Quel est le principe de cet outil ? Quels types de documents peut-on mettre dans un e-coffre-fort ?
Qu’est-ce qu’un e-coffre-fort ?
Le e-coffre-fort ou coffre fort numérique est une solution ultra-sécurisée de stockage en ligne de documents et de données sensibles. Pour les particuliers, elle abrite des souvenirs, des fichiers administratifs importants et des informations que l’on souhaite mettre à l’abri des regards indiscrets. Si vous êtes intéressé, obtenez plus d’informations afin déterminer la façon dont il pourrait vous servir.
Pour une entreprise, il s’agit d’une façon de dématérialiser l’archivage des données importantes que les cadres et dirigeants manipulent quotidiennement. Bien que sécurisé, l’accès au coffre-fort électronique est néanmoins simplifié et personnalisé afin de garantir une traçabilité sans faille.
À l’inverse des solutions de stockage classique, l’hébergeur n’a aucun accès aux informations sauvegardées dans un e-coffre fort. Le client utilisateur est le seul à disposer de la clé de déchiffrement. Il lui revient ensuite de donner des accès personnalisés à chacun des membres de l’entreprise.
Les principales fonctions d’un coffre-fort électronique
Compte tenu des règles strictes en ce qui concerne la mise en œuvre et les conditions de récupération, un coffre-fort électronique est censé remplir les fonctions ci-après :
- Ajout, lecture et destruction des données
- Lecture des métadonnées techniques
- Surveillance de l’intégrité
- Mise à disposition du journal des identifiants
- Accessibilité des données
- Indication de l’horodatage des versements
Les avantages de cette solution de stockage en ligne
La création d’un coffre-fort numérique permet entre autres :
- de préserver l’intégrité des données d’entreprise importante ainsi que les informations des clients, fournisseurs et partenaires ;
- de désengorger les espaces physiques d’archivage ;
- de trouver rapidement et facilement des documents ;
- de contrôler l’accessibilité aux documents ;
- de faciliter l’échange des documents ;
- d’assurer la traçabilité des documents ;
- de gagner du temps dans la constitution des démarches administratives ;
- de réduire l’utilisation de matériaux consommables : encre, papier, colle…
Quels types de documents peut-on mettre dans un e-coffre-fort ?
Le coffre-fort numérique est une alternative de stockage qui permet aux entreprises de ne plus être dépendantes de l’archivage papier. Elle offre également la possibilité de conserver l’intégrité de documents importants ou sensibles.
Ainsi de façon concrète, les documents et informations d’entreprises qu’il est possible de protéger dans un coffre-fort électronique sont les suivants :
- Les documents comptables : livre journal, grand livre, livre et registre comptable, livre d’inventaire, etc.
- Les documents juridiques : dossier d’avocat, contrat d’assurance, contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers, documents juridiques et financiers connexes…
- Les documents fiscaux : impôt sur le revenu et sur les sociétés, CFE (cotisation foncière des entreprises), etc.
- Les données sur la gestion du personnel : contrats de travail, bulletins de salaire…
- Les documents personnels des utilisateurs : contrats, diplômes, etc.
Les principales normes de référence pour un coffre-fort électronique convenable
Afin d’assurer un niveau de sécurité adapté et proposer un certain nombre d’options de stockage, les prestataires sont tenus de respecter des normes édictées.
- la norme NF Z42-020 s’assurant que les fonctionnalités des coffres forts proposés correspondent aux fonctionnalités légales ;
- la norme NF Z42-026 supervisant les conditions de numérisation d’un document ;
- la certification ISO 27001 s’assurant que le prestataire présente un système fiable de management de la sécurité des données et qu’elle protège les informations des utilisateurs contre le vol, les intrusions…
Pour créer un coffre-fort électronique, il est préférable de s’adresser à des prestataires fiables tels que wishbook.world. En plus de vous proposer une solution simple et sécuritaire, vous avez la possibilité de disposer de votre e-coffre fort indépendamment des activités de l’hébergeur.
